El Desafío
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El hospital se enfrentaba a varios problemas con su sistema de gestión de activos:
🔹 Seguimiento descentralizado: Cada departamento llevaba registros independientes de los equipos, dificultando su monitoreo centralizado.
🔹 Disponibilidad de equipos: Garantizar que herramientas médicas críticas en áreas como quirófano estuvieran siempre disponibles y en buen estado era un desafío.
🔹 Altos costos: La falta de visibilidad centralizada provocaba compras innecesarias de equipos, aumentando los gastos operativos.
🔹 Riesgo de robo y uso indebido: Los dispositivos médicos de alto valor estaban en riesgo de extravío o mal uso debido a mecanismos de seguimiento ineficientes.
Soluciones Implementadas
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Para abordar estos desafíos, el hospital implementó un sistema de seguimiento centralizado de activos mediante el uso del terminal portátil C4000, integrado con un software personalizado. Las principales características de la solución fueron:
✅ Identificación con código de barras: A cada equipo se le asignó un código de barras único con detalles como fecha de compra, calendario de mantenimiento, responsable y departamento asignado.
✅ Integración de datos en tiempo real: Los dispositivos portátiles se conectaron al sistema central del hospital a través de WiFi, permitiendo actualizaciones en tiempo real y un monitoreo centralizado de todos los activos.
✅ Automatización de distribución y devolución de herramientas:
- Distribución: Antes de entregar un equipo a un departamento, el personal escaneaba su código de barras con el dispositivo portátil, asegurando su correcta asignación en el sistema.
- Devolución: Al devolver un equipo, el personal escaneaba su tarjeta de identificación y el código del equipo para actualizar automáticamente el sistema.
✅ Gestión de inventario en tiempo real: Los administradores podían verificar instantáneamente el estado y la ubicación de cualquier equipo escaneando su código de barras con el dispositivo portátil.
Resultados obtenidos
La implementación de este sistema de seguimiento centralizado de activos generó mejoras significativas:
Optimización en la gestión de equipos: El sistema automatizado simplificó la emisión, devolución y monitoreo de herramientas médicas en todos los departamentos.
Mayor precisión y eficiencia: La transmisión de datos en tiempo real redujo errores humanos, como la pérdida o el uso incorrecto de equipos en situaciones de emergencia.
Ahorro de costos: Al eliminar compras innecesarias y reducir pérdidas por robo o extravío, el hospital optimizó su presupuesto de adquisición y reposición de equipos.
Mejor supervisión: Los administradores obtuvieron visibilidad en tiempo real sobre el estado y uso del equipo, lo que facilitó una toma de decisiones más rápida en situaciones críticas.
Conclusión
Al adoptar una solución de seguimiento de activos basada en RFID con dispositivos portátiles, el hospital en India logró centralizar la gestión de sus equipos médicos. Esto no solo mejoró la eficiencia operativa, sino que también fortaleció la atención al paciente al garantizar la disponibilidad de herramientas críticas en todo momento. Este caso demuestra cómo las soluciones tecnológicas pueden resolver desafíos complejos en la gestión de activos en el sector de la salud, reduciendo costos y mejorando el cumplimiento de los estándares de seguridad.
